このまま一生β版

すでに沢山の方が研究会のレポートを書かれているので、詳細については割愛し、全体を通して感じたことを書いてみたいと思います。

他の方のレポート一覧は @matubizさんのブログが最新だと思いますので、こちらを御覧ください（笑）
初回から熱い！東京ライフハック研究会 Vol.1に参加してきました！

感想その1：セミナーの場だけで終わらせないぞ
懇親会の場で同席になった@stiloさんが、御自身の思いを熱く語られていましたが、正直いって、普段の生活、特に仕事場で自分の考えを率直にさらけ出し、熱く語る様な雰囲気は全くないですね。
それ自体は、自分が置かれている職場環境、人の問題ではなく、自分自身がその様な振る舞いを出来ていない事が問題なんだと思います。
最初に行った自己紹介で、自分や同席したメンバーのタグ付けを行ないましたが、普段の生活の中では、職場の同僚のタグが掘り起こせてないし、自分自身のタグも開示出来ていない。たぶん仕事をする上で必要最小限のタグを使ってコミュニケーションを行っているのでしょう。

実践したいこと：会社でも同僚のタグを掘り起こし、なおかつ自分のタグも開示する


感想その2：幅は狭くとも深い溝がある？
研究会の始まりのあいさつで、主催者の@beckさんが話されたこの研究会の目的として

・仕事術をもっとカジュアルに、敷居を低くする

というものがありました。
会の目的としては、敷居がちょっと高い仕事術をもっと一般人向けにしよう。自分たちの手で自分たちの仕事術を作り上げ、みんなでシェアーしようというものだと理解しています。研究会自体がその学びと実践の場ということですね。
では、この第一回目のセミナーに参加した私たち、遠く名古屋や石川など本当に遠くから参加された方もいらっしゃった参加者が、果たして本当の一般人と呼べるのか？と、ふと感じてしまったのです。（テーブルでご一緒させて頂いた方のお二人は本も出版されていて、すでに一般人ではなかったか（笑））

ＬＴの最後を飾られた@Stiloさんが、ライフハッカーは可能性を知っている人という表現をされました。
具体的には、参加者のほとんどが持っているiPhoneは、それ自体に可能性があるのではなく、我々がそこに色々な可能性を感じているのだと。

そういう意味では、ここに集まった人たちのほとんどが、すでに可能性を見ることが出来る人達なんだと思うんですよね。
同じテーブルの人たちが普通にiPhoneを使い、バックの中からiPadとBluetoothのキーボードを当たり前のように取り出すような集まりは、他では絶対に見かけません！（笑）もう、この時点で、かなり偏った人たちの集まりだと思うのですよ。もちろん良い意味でね。

では、もう少しそこから外れた、本当に一般的な人達にこの学びをシェアーするにはどうすればよいか？
と考えると、簡単にはいかないんだろうなと、感じてしまいます。無理やり参加させたとしても、たぶん「思ったより面白かった」で終わってしまいそうな気がするのです。

ここまで書いておいて、まとまりがつかなくなりましたが、自分が今感じている課題は、今身につけているスキル、テクニックを身の回りの人たちにどうやって広めるか、なんですよね。
その際、どちらかかと言うと保守的な特定の同僚にどうやってアプローチするか。。。ですね。

実践したいこと：会社でもＧＴＤの実践者を少しずつ増やせるよう、勉強会をはじめるぞ！


感想その3：リーダーシップの重要性
ジェイムズ・スキナーの本「成功への9ステップ」で『リーダーシップとは自分の夢に他人を巻き込む力のことだ』という言葉がありました。
この言葉を主催者の@beckさん他、スタッフの皆さんに贈りたいと思います。
皆さんのリーダーシップがあったからこそ、初回から満員御礼の熱い研究会が開けたのだと思います。
準備は大変かもしれませんが、次回も期待してますからねっ！


感想その4：ライトニングトークについて
発表の場を与えて頂いてことを、先ずは感謝です。
ＬＴはもちろん、大人数を前にしたプレゼンも未経験でしたので、いやはや、まったくもってエキサイティングでした（笑）
発表した内容について軽く補足すると、ネタ自体はこちらの記事（ストレスと上手く付き合おう）を短く纏めたものですね。

ベースとなる考えとしてはＮＬＰ（神経言語プログラム）で紹介されている、リフレーミングというテクニックです。物の見方を変えると感じ方がガラリと変わるものですが、それを言葉の力を利用して行おうというものです。日本にも古来から言霊という言葉があるように、言葉のもつ力は思っている以上に大きいのですね。
色々な場面で、色々な言い換えが出来ると思いますので、是非日常生活の中で使ってみてください。

それと、最後に紹介した「ありがとう」の呪文ですが、これは『鏡の法則』という書籍の内容の一部を紹介したものです。
今はアマゾンでも書籍として販売されていますが、30ページほどの無料pdfとしても配布されているので、是非読んでみてください。
（たまたま職場で読んでしまい、涙を抑えられなくなって困ったシロモノです）

ダウンロードはこちらから：http://coaching-m.co.jp/reportaaa.pdf

スピリチュアル的な事はいまいち分かりませんが、心理学的には「三観法」という心理療法に近いものなのかな？なんて思ったりしています。

実践したいこと：次回もＬＴやりますよ～


感想その6：ライトニングトークのネタについて
ライトニングトークのネタですが、自分が面白いと思ったネタは発表者の承認があれば、スライドを借りて発表できるようにすると面白いかなと思います。
同じネタでも、違った視点、切り口で発表されると、元ネタの人も新しい気づきがあると思うんですよね。
なおかつ、もし東京メンバーが名古屋研究会に参加して、学んできたネタを東京で披露すればＬＴの気づきが名古屋、東京という場を超えて広がると思うのです。
あとは、ＬＴやってみたいけど、ちょっとネタが思いつかない、スライドを作るのがどうしても苦手だという人が、とっかかりとするにも良いのかなと思います。
Dropboxの共有フォルダーに過去のスライドを全て保存しておいて、発表者は自由にアクセス出来るような仕組みを作るのはどうだろう？


感想その5：研究会の進行について
参加者が沢山だったので、自分のテーブル周りと懇親会のテーブル周辺の方としか交流が出来なかったのが残念。
（もっと自ら積極的に挨拶回りをすればよかったのですが。。。）
名札にTwitterのアイコンシールを貼ったものの、遠くの方まではなかなか認識できず、参加されているはずのフォロワーさんを見つけることが出来無かったんですよね。
最初に自己紹介とまでは言わないまでも、プロジェクターにアイコンを写し、その方が手を上げるなどのステップを踏めば、もう少し全体的に顔とアイコンが一致して交流をしやすくなるのではないのかな？

感想その6：自分にとってのライフハックについて
正直言って、ライフハックという言葉は、まだ今ひとつ腹に落ちていないんですよね。僕の好きな言葉で一番好きなのはアンソニー・ロビンズのこの言葉です。
これを実践する具体的なテクニックが自分にとってのライフハックなのかな。

CANI＝Constant And Never-ending Improvement.
（絶え間なくずっと続く改善）

何を改善して行くかは人それぞれだと思うのですが、小さいことではあっても少しずつの改善が大きな力となると思うのです。

他に感想は色々ありますが、今日はこの辺で！

外出先や Outlookがインストールされていない場合、Outlookの代替としてGoogleカレンダーを使うことが出来ます。 無料で使えるウェブカレンダーは色々ありますが、操作性や拡張性、共有の柔軟性などを考えるとGoogleカレンダーが最も優れていると思います。
今回のエントリーでは、通常使用するOutlookとGoogleカレンダーを同期させることで、ネットにつながっているＰＣならどこでも自分のスケジュール確認を可能にする方法を紹介します。

OutlookとGoogleカレンダーを同期させるためには、それぞれのカレンダーに登録されている情報を受け渡すためのアプリケーションが必要です。
フリーのものであればGoogle提供しているGoogleSyncがありますし、有料のものならば私が使っているSyncMycalというソフトがお勧めです。

自分一人だけのスケジュール管理ならば GoogleSyncでもよいのですが、このアプリケーションではGoogle、Outlookそれぞれ一つのカレンダーしか同期処理を行うことが出来ません。
その点SyncMycalは複数のカレンダー同士を同期させることが出来るので、プライベートのカレンダーと仕事のカレンダー、仕事についてもプロジェクト毎や、チームメンバー毎のカレンダー同士の同期を取ることが出来るようになります。

このソフトのフリー版でも同じ機能を持っているのですが、フリー版では時間指定の同期処理が出来ず、同期を取る際にはOutlookの画面に表示される【同期ボタン】をその都度クリックする必要があります。 私はそれが面倒なので、25$を払ってこのソフトを購入しました。 ソフトのインターフェイスは全て英語なので、購入の方法と設定について簡単に紹介したいと思います。

・ダウンロード
こちらのアドレス　(http://www.syncmycal.com/google_calendar_synchronization.htm) へアクセスし、 使用するOutlookのバージョンのインストーラーをダウンロードしてください。

・アプリケーションのインストールは特に問題ないと思いますので割愛します。

・インストールが完了しＰＣを再起動すると、タスクバーにアプリケーションのアイコンが表示されますので、メニューの「Setting →Sync Operation」を選択しカレンダーの追加画面を開きます。


・新規にカレンダーを追加する際は Add →Appointment Stepをクリックし登録画面を開きます。


・カレンダーの設定画面
1：画面上部のOperationで同期処理を行う期間の設定を行います。
2：OutlookCalendarDetailで同期させるOutlookのカレンダーを選択します。
3：GoogleCalendarDetailで同期させるGoogleカレンダーを選択します。自分で作成したカレンダー、またほかの人と共有設定をしているカレンダーがあればその一覧が表示されるので、Outlookと同期させたいGoogleカレンダーを選択してください。




・同期の方法ですが、Googleカレンダーからのダウンロードのみ、Googleカレンダーへのアップロードのみなどの選択が出来ますが、ここではお互いのデータを双方向に同期させるためGooglePresedenceを選択します。

これで同期ツールの設定は完了です。フリー版の場合は同期させたいときに同期ボタンをクリックしてください。有料版の場合は同期間隔を指定出来るので、この画面で設定してください。

以上の作業で複数のGoogleカレンダーと Outlookカレンダーを同期させる事が出来るようになります。

次回のエントリーでは、仕事のメンバー間でカレンダーを公開、共有する方法、メリットについて紹介したいと思います。

遅くなりましたが、5月30日に渋谷のカラオケボックスで開催した東京まったりGTDオフ会の感想についての感想記事をアップしたいと思います。

・参加者
ヨシナさん： @447life
toRu^o^enDoさん：　@beer10938
Daisuke Miuraさん：　@drakontia
hiroさん：　@hiro
真毅（まこと）さん：　@ichikawamakoto
nomicoさん：　@nomicox
noriko kさん：　@norixnori
メグ：@KumanokoMin← 妻
もぐ太：@mogta ←息子
モヨリ：@Moyori ←私

参加して下さったのは、私も含めて８名＋１赤子の９人でした。
私の妻@KumanokoMinと@norixnoriさんの2人が専業主婦で、それ以外の男性参加者は会社員という構成でした。

・自分の気づき
今回のオフ会で改めて気がつかされたのは、自分のGTDはかなり偏っているなぁ、という感想。そだよね、このエントリー「週次レビューの必要性」でも書きましたが、収集しているタスクが仕事の事ばかりで、それ以外の事についてはほとんど出来ていないんですよね。

•inboxってなに？
オフ会の中で参加者の皆さんに色々と質問させて頂いたのですが、その中で「皆さんのinboxってなに？そもそもinboxってどういう位置づけ？」と、素朴な質問を投げかけてみました。
収集するツールとしては、デジタル、アナログ様々でしたが、そのやり取りの中で出てきた「inboxはランドリーボックスの様なもの」という比喩は、改めてGTDの本質を表す良い表現だなと感じました。
ランドリーボックスには、家の中にある汚れ物が全て集められる必要があり、靴下とYシャツは別の場所に入れたり、その中に入れ忘れがあったりすると混乱してしまいます。
とにかく、一度全ての汚れ物をランドリーボックスに入れてしまうことが重要なんですね。

自分の事に置き換えてみると、仕事上の気になる事はすべてリスト化され、処理され、毎日レビューする事で、GTDに出会う前と比較するとストレスフリーを達成しているのですが、そのリストの中に日常生活における気になる事が入っていないので、本当の意味でのストレスフリーを実現出来ていない事に気がついた訳です。

GTDのinboxをランドリーボックスに例える話について、もう少し感じた事を書きますね。
私たちが家の中にある汚れ物をランドリーボックスに入れた後、その仕分けを行いますよね。

例えば

・今すぐに洗うもの
・洗う必要の無いもの
・注意深く洗うもの
・洗うかどうか判断に迷い保留にするもの
・クリーニングなど人に頼むもの

などなどの処理を行った後で実際の洗濯を行うのですが、この流れってGTDのタスク処理プロセスと全く同じですよね。
これに気がつき、GTDのシステムが改めて腑に落ちた気がしました。

・反省点
初回という事で、開催場所、進め方についてはもう少し改善の余地があったかも。もう少し色々な質問を準備しておけばよかったなとか。。。

場所については今回が初めての試みということで、出来るだけ参加費を抑えられるよう、開催場所をカラオケボックスにしてみました。
当初予約していた二時間では全然足りず一時間延長をして計三時間。一人飲み物二品注文し、食べ物を少し頼んで1800円/人
昼間のオフ会だったので、窓のある明るい部屋、贅沢をいえばもう少しスペースに余裕のある部屋だと良かったかもしれませんね。

・次回のオフ会構想
今回は最初の一時間弱が、自己紹介と簡単なGTD実践方法紹介の紹介で終わってしまったので、それ程まで突っ込んだ話を出来ませんでした。
それと、場所がカラオケボックスという事で、席の移動が難しく、座る場所が固定されてしまい、近くの人としか話が出来なかったのが少し残念でした。

もし、同じメンバーで次のオフ会を開くならば、次回は貸し会議室を借りてセミナー形式とか、参加者がそれぞれミニプレゼンを行い、みんなのフィードバックを貰うとか、そんな内容にするとかどうでしょう？
そんな感じのプチセミナー形式のオフ会と、今回のような軽いノリのオフ会を二ヶ月に一度くらいのペースで交互に開催すると面白いかもしれませんね。

私がGTDに出会う前、仕事のマネジメント手法としてWBSというシステムを使っていました。 WBSとは（Work Breakdown Structure）の略語で、もともとはPERT （Program Evaluation and Review Technique）というシステムと併せ、冷戦時代の米海軍が原子力潜水艦を設計する際に、最適な工程管理を行うために使用していた手法が原型とされています。

詳しい説明は

@IT情報マネジメント
WBS：http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/wbs.html
PERT： http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/pert.html

をお読み下さい。

WBSの最初のステップとして、目標を達成するのに必要な成果物を洗い出し、それらを更に細かい項目へと分割するところから始めます。
この部分はGTDの考え方と似ていますね。

その後のステップはGTDと少し異なりますが、このWBS、ＰＥＲＴのマネジメント手法もなかなか面白いので、その考え方について簡単に説明したいと思います。

WBS（ＰＥＲＴ）では一つの仕事を終わらせる為に必要なプロジェクトを洗い出し、それをアクションレベルのタスクまで小さく分解し、各タスクを処理するために必要な時間、リソースを割り振ります。
そして各タスクの主従関係を矢線で結び、全体として必要な時間とリソース量を可視化するというものです。

簡単ですが、そのイメージを書いた物が以下の工程表です。 このサンプルでは、この仕事を終わらせるために必要なプロジェクトを三つ挙げ、それをさらに細かいタスクに分割しています。

WBS（ＰＥＲＴ）では、このネットワーク図を見ながら、この仕事を完了させるのに必要なクリティカルパスを割り出します。
クリティカルパスとは、全体の工程の中で、このタスク、プロジェクトに遅れが生じると、全体の工程にまで影響を及ぼすというギリギリの工程を言います。

例えば、この工程表のプロジェクト1のタスク２、タスク３の作業工程に遅れが生じても全体の工程には影響しませんが、プロジェクト２（タスク1）~プロジェクト３（タスク３）までのどれかに送れが生じると全体の工程にまで影響を及ぼすというタスクの流れのことです。

工程管理を行う際は、このクリティカルパスを意識し、ここに遅れが生じないよう人員と時間を割くことで、全体の工程に遅れが出ない様に工程管理を行います。

考え方はシンプルで、それを実行させるためのシステム（ソフト）があるにも関わらず、実はこのマネジメントシステムを上手く使いこなす事が出来ませんでした。

この工程表を見ると、プロジェクト1とプロジェクト２の一部が重なっているので、そこには最低でも二人の人員を割り当て作業の重複を避ける必要があります。

たとえば、こんな感じですね。

ここでは、プロジェクト１をMoyori、プロジェクト２をMogtaがそれぞれ担当することで、作業の重複を避けるようにしています。

しかし、実際はこんな感じ

人員不足と、上限を抑えられた外注費率により、結局全ての作業を自分で行う事になる事が殆どでした。
私が二人居れば問題ないのですがそうも行かないので、この様な状況になった場合は

Moyori(一人目)： 9：00 ～17：00
Moyori（二人目)：17：00～24：00

と、一人二交代制で働かざるを得ないという状況でした(涙目)
タスクがもう一つ増えると、

Moyori（三人目)： 24：00～9：00

と、一人三交替制になることもしばしば。。。(涙目)

工程を管理しているようで、結局出来ないことへの無力感から、そのうち真面目に作るのをやめてしまったというのが実際のところです。

しかし、この工程表を作成するのは、全体の工程を把握し、作業項目、検討項目の抜けが無いかを把握するのには非常に有効な方法だと思います。

私が使っていたのはMicrosoft Projectというソフトでしたが、Projectと完全データ互換を持つフリーのソフト（OpenProj ）などもありますので、興味のある方は一度試してみてはいかがでしょうか。

前回のエントリー「三上」で生まれたタスクを捕まえる~その1では、三上(馬上、枕上、厠上)と呼ばれる人がリラックスしている時に生まれたアイデア(タスク)をGTDのシステムに入れるこ とで、ストレスを回避する必要があると説明しました。

ここで一つ補足しておきますが、その様 なリラックス出来ている時間に、仕事上のタスクを思いつくのは完全なストレスの原因になりますが、その内容が、仕事上の物ではなく何かワクワクする様ななアイデアだとしても、ストレスの原因となり得ます。

何故かというと、その場に紙やパソコン、携帯電話など、そのアイデアを書き留め る道具が無いと、それを記憶に留めておく道具として自分の脳（記憶力）に頼らざるを得ません。

人間の脳は時間の経過と共に記憶を忘却するよ うに出来ており、記憶を長期的に保持しておくことが苦手です。
その苦手な事を頑張って行おうとするとそれがストレスに なる。これが、思いついた内容が楽しい物であったとしても、その場でアイデアをキャッチしておかないとストレスになり得る理由です。
今回のエント リーでは、三上で生まれたアイデアやタスクをその場でキャッチしておくために私が使っているツールを紹介したいと思います。

ツー ルその１～Evernote

先ほど人の記憶についてコメントしましたので、記憶の保存ツール、外部記憶ツールとして最適なEvernoteを最初に紹介したいと思います。
Evernoteの機能、操作方法、そのソフトの基本思想については、それだ けでも本が一冊書けてしまう程ですので、その説明については割愛させて頂きます。

書籍としては
・できるポケット+ Evernote
・Evernoteハンドブック

使い方について紹介しているサイトとしては
・ただのメモでは勿体ない！Evernoteに人生を記憶しよう
・Business Media 誠

等がありますので、こちらを参考として下さい。
では、 具体的なアイデア(タスク)のキャッチ方法ですが、Evernoteの標準アプリは手軽に使うには少し挙動が遅いので殆ど使ってません。
標準アプリを使う のは、外出先で登録したノートを検索し保存した情報を取り出す時、または、これから紹介するアプリ(fastever)では出来ない写真のアップーロードくらいです。
さて、すでに名前を出してしまいましたが、私がEvernoteにメモを送るツールと して使っているのはFasteverというアプリです。

ツールその２～fastever

このFasteverというアプリが使いやすく感じるのはとにかく起動からメモの入力、送信、そして次のメモの入力までの挙動がシンプルかつ早いためですね。
標準 アプリと比べるとその差は数タップ、時間としてはコンマ数秒かもしれませんが、このあたりの差が使用感に大きく差をつけている感じです。

前 回のバージョンアップで入力時に保存先のノートとタグを選択出来るようになりましたが、その仕分けはデスクトップで行なうと割り切れば、起動、入力、送信 がほんの３ステップで出来てしまいます。

保存したノートの送信がバックグラウンドで行われるため、送信している間に操作が出来なく なる(ほんの数秒ですが)事が無いのも、操作性の向上に寄与していると思います。

ツールその3～ Egletlist

次に紹介するのはEgletlistと言うアプリです。
このアプリについては、まだ使い こなせているとは思えないので、詳しい説明は出来ないのですが、簡単に機能だけ紹介すると、Evernoteのチェックリストのみを動機させる事が出来る アプリです。

EvernoteをGTDのメインツールとして使っている方、または簡単な買い物リストやチェックリストとして使われ ている方にお勧めです。
チェックリストの同期にのみ機能を絞っているため、使い勝手としてはEvernoteのデスクトップクライ アントを使うよりも手軽で使いやすいかもしれません。

また、近々予定されているメジャーアップデートではGTDのツールとして、さ らに最適化されるとのウワサも聞こえてきています。
使い方については@goryugoさんが詳しく研究されてい らっしゃいますので、もっと詳しくお知りになりたい方は、こちらのサイトをご覧になって下さい。

これから紹介するのが、私がタ スク追加のツールとしてメインに使っているものです。
これまでのエントリーで、私がタスク管理に使用しているのはOutlookと説明しましたが、前 に紹介したEvernote系のツールはOutlookとの同期が取れないため、後で見返してOutlookのタスクリストに転記する必要があります。
出来ればその様なワンクッションは省きたいので、直接Outlookのタスクリストと同期が取れるツールが欲しくなってしまうのが人情と言うものw。
色 々と探した結果、現時点で私が使っている２つのツールがその機能を備えており、日常的に使うツールとなっています。

ツー ルその4～willcom03

現在、私は携帯電話としてiPhoneを使ってますが、機種変更をする前はウィルコムの willcom03を使ってました。

抵抗膜方式のタッチバネルがモッサリしていて、iPhoneと比較するとUIが残念過ぎる端末ではありましたが、Bleutoothの外部キーボードが使え、単体でもフルキーボードが使えるので、いま振り返っても高機能な端末だったと思います。(今でもPDAとして活躍 中です)

この端末では、ホーム画面の「仕事」をタップすると、以下のような入力画面が表示されるの で、後は上部の入力欄にどんどんタスクを入力すれば良いだけです。

タスクの分類もこの端末上で出来ることは出来るのですが、目的は 素早くアイデア(タスク)を追加することですし、分類はデスクトップのOutlookに同期させたあとの方が楽にできますので、ここでは入力作業だけに留 めておきます。
ここで完璧に入力をしようと考えると一つ一つのタスク入力に時間がかかり、ストレスになるのでお勧めしません。
さっと入力する習慣をつける ためにも最低限の作業に留めておきましょう。

端末に入力したタスクは、母艦となるOutlookがインストールされたPCにUSB で接続することで同期を取る事が出来ます。
最新のWindowsmobile端末では改善されているかもしれませんが、有線でないと同期が取れないのは ちょっと残念な所です。(※BleutoothでPCと接続することで、USBケーブルを省くことまでは出来ます。)

ツー ルその５～A PP igo Todo

willcom03の二年縛りの呪いを断ち切り機種交換に踏み切ったのが、現在携帯電話として も使っているiPhone3G(あと一ヶ月買うのを我慢すれば待てば3GSに出来たのに。。)です。

iPhone 用のタスク管理アプリはそれはもう沢山有りますが、その中から私が選択したのがAppigoTodoです。
理由としては先に述べた Outlookとのデータ同期機能ですね。
同期させるためには、ちょっとだけ一工夫が必要ですので、設定方法について説明しておきた いと思います。

必要なソフト、サービス
１：Toodledo
Outlook とApｐigoTodoのデータを同期させるための中継地点として利用しますので、サイトにアクセスしアカウントを取得して下さい。

２：Toodledo Outlook Sync
次 に準備するのがこのソフトです。
このアプリはOutlookがインストールされているPCに入れることで、Outlookのタスクリストをアップロード し、Toodledoのタスクリストと同期を取ることが出来ます。
アプリはこちらのサイトからダウンロードして下さい。

３：ApｐigoTodo
iPhone にインストールするのはこのアプリです。このアプリ単体でもGTDの実践ツールとして利用出るほど高機能、かつ操作性にも優 れているので、Outlookとの連係を考えなくて良い方にもお勧めです。
動機させることのサービスとしては、Toodledo他にＲＴＭ（Remember The Milk）も選べますが、ＲＭＴはそれ専用のアプリがあるので、あえてToodledoと同期を取る必要はないでしょう。

これらの設定を行う事で、Outlook とiPhoneのタスクリストを同期する準備が出来ます。
あとは、思いついたタスクをドンドン入力しておけば、自動的に Outlookに同期しますので、入力したタスクの分類はデスクトップのOutlookでじっくりやりましょう。
入力したタスクの分類方法は以下のエントリーをご確認下さい。

タスクリストの分類方法～その1
タスクリストの分類方法～その2

ツー ルその6～ＲＴＭ（Remember The Milk）

最後に紹介するのはRTM（Remember The Milk）です。
これまでに紹介したツールは主に仕事用として使っていますが、このツールはどちらかと言うとプライベート用として使っています。
それも私個人だけの物ではなく、家族のToDo管理ツールとして使っています。

使い方としては共通のアカウントを作り、私と妻両方のiPhoneにインストールします。
例 えば、ここには買い物リストや、お互いが処理すべきタスクリストを入れておくようにします。

当然ですが、データはiPhoneの本体ではな くオンラインのサーバー上に保存されるので、お互いが追加したタスクをお互いの端末で共有出来るという方法です。

例えば、奥さんが買い物に出かけた後、何か買って来て欲し い物を思いついた場合、手元のiPhoneから買い物リストにその内容を追加します。
すると、買い物に出かけた奥さんはお店で買い物リストに追加されたリス トを確認し、商品を買い物籠に入れるという流れですね。

以上が私がふと思いついたアイデア（タスク）をキャッチするのに使っているツール、テクニックでした。

先週5月8日に参加したマインドハック研究会で講師の@nokibaさんがタスク管理ツールの色々について説明して下さいました。
その中で人の記憶の段階について説明があったのですが、それが

・記銘
・保持（貯蔵）
・想起（検索）

の三つです。
前回、今回のエントリーでアイデア（タスク）をキャッチするという表現を使いましたが、心理学的に正しい表現とするなら、このなかの「記銘」というのがそれに当たるのでしょうね。

通勤途中の電車の中やトイレでならまだしも、寝ている布団の中で、気になる仕事の事を考えているようでは、睡眠の質も下がり、十分な休息を取る事が出来なくなってしまいます。

そのためにもGTDの 基本である「気になる事を信頼出来るシステムに全て入れておく」というプロセスが必要となるのですね。

会社で仕事中なら、思いついたタス クは、常にサブディスプレイに表示させているOutlookに入力すれば良いのですが、電車の中、布団の中ではそうも行きません。簡単、かつ効率的に思い ついたタスクをinboxに保存する方法が必要となります。

紙とペンを手元に置いておき、思いついたその瞬間に書き留めるのが一番早いの でしょうが、字を書くのがとにかく苦手（嫌！）な事と、出来ればデジタルツール一本で行きたいという気持ちがあるので、時と場所によってデバイス、Web サービス、アプリケーションを使い分けるようにしています。

使用しているデバイスとしては、Willcom03、iPhone
使 用しているWebサービス、アプリケーションとしてはApigo ToDo、EverNote、FastEver、Twitter、Egrelist、Remember The Milk などですね。

次回のエントリーでは、それぞれサービス、アプリをどのように使っているか簡単に紹介したいと思います。

@rashita2さんのプログ　R-style「仕事術」の体系を俯瞰してみたいで私のコメントを取り上げて頂いたので、私もその内容について改めて考えてみようと思います。
「そもそも仕事術とは何であるか？」という問いかけから展開されるそのエントリーの中で

「仕事力を上げる」こととそれを支える「仕事術」というフレーズが出てきますが、このエントリーでは私自身が「仕事力」「仕事術」という二つの言葉から何を連想するか。さらに立ち戻って「私にとってそもそも仕事とは何？」と言う視点からも考えてみたいと思います。

まず最初に、自分にとっての「仕事」が何か？を考えた時「生活のための賃金を稼ぐ」という切実な理由は当然として、「自分を成長させる場」というのが大きな理由として上がって来るんですよね。

仕事を通して自分自信を成長させたいと言う気持ち、基本的な想いが根底にあるので、自分にとっての「仕事術」「仕事力」という言葉に対するイメージ、位置付けもその影響を受けています。
いわば「仕事術」と「仕事力」の獲得は、そのまま自分の「人間力」の向上に繋がると言う事ですね。

それでは、仕事をうまく回すための「仕事力」として何が必要かを現時点の自分の立場で考え、簡単なマインドマップに落としてみました。

こんな感じです

マインドマップの中心に来るセントラルワードは「人間力」
これは、自分自身を中心として、仕事を上手く回すために必要な「仕事力」のブランチを広く、深く広げる事で、自分の「人間力」を高めることが出来ると考えているので、この様な表現としました。

セントラルワードから広がるブランチの種類はもっと沢山有ると思いますし、置かれている立場が変われば必要とされる「仕事力」も変わっていくでしょう。
例えば、フリーランスになって、お金の収支について自分でコントロールする立場になれば、「会計力」「税務力」など、お金の実務に関わる能力が必要とさると思いますし、もし突然企業のトップに据えられたとすれば「経営力」が必須となる。
このようにして考えると、その時、その場所で必要とされる「仕事力」を高めていくことが、自分自身の「人間力」を高めていく方法だと思うのですね。  

アメリカ合衆国の心理学者・アブラハム・マズローの欲求段階説では、人間の基本的欲求として最も本質的なものが「自己実現の欲求」だとされています。
これが正しいとするならば、結局、みんな何らかの形で自分自身を成長させたいという気持ちが根底にあると思うのですね。
だからこそ、このマインドマップで書かれた枝葉の能力を高めたいと願い、書店でビジネス本を手にとり、さまざまな仕事術について試行錯誤するのだと思います。

話を元に戻しますが、こうやって「人間力」のマインドマップを眺めると、セントラルワードから広がるブランチの一個一個がそれなりの重みを持ち、それだけでも「仕事術」の本が何冊も書けそうです。
最初の疑問として感じた、全ての仕事力を包括し、体系立てて解説している仕事術が見当たらないのは、対象範囲があまりにも広く、おかれた立場によって必要とされる「仕事力」が大きく異なるため、書きたくても書けない、書きようがないからだと思うのです。

もし、それに相当するものが有るとすれば、具体的なテクニックについて説明されているものではなく、人間力を高めるために必要な心構え、生きる姿勢について書かれているような本になるのではないでしょうか。

もし、私がそれについて書くとするならば、「人間力」を上げるために必要な心構えで最も大切なのは「変化を恐れず、常に自分の殻を壊していく気持ち」をテーマにすると思います。

進む方向性が多少違ったとしても、この気持ちさえ待っていれば、歩みは遅くとも、成長のプロセスに乗ることが出来ると思うからですね。
ちなみに、このサイトの名称「このまま一生β版」というのも、この先ずっとその様な気持ちを持ち続けて行きたいと言う希望を表しているのですよね。
Rashita2さんが、この先どのような形でご自身の考えをアウトプットされるか、とても楽しみにしています。

追記：僕がiPhoneラブなのは、OSやアプリが常に成長していくからなんでしょうね。

関連記事：
「仕事術」の体系を俯瞰してみたい
GTDは何のために行うのか？

１.仕事の悪循環を絶つには
複数のプロジェクトを進める際、私が気を付けているのは、一つのプロジェクトがどんなに忙しく余裕が無い状況であったとしても、他の仕事の手を止めてしまわないことです。

時間に余裕のある仕事を、忙しい仕事のために放置してしまうと、忙しい仕事が終わった頃には、その余裕のあった仕事が緊急事態に陥っている。。。という悪循環に入ってしまいます。

下の図で言うと、仕事1、仕事2がとても忙しい仕事。仕事3が比較的時間に余裕のある筈だったのが、仕事1~2に時間を奪われ、結局時間が無くなった状態ですね。



その悪循環を防ぐためには、緊急ではない仕事（仕事3）についても、毎日少しずつ心と時間を割く必要があります。
特に、仕事3のタスクに「作業見極め」に入っているものがあると、自分自身でもその内容を把握出来ていない事があるため、ギリギリになって着手してみたら、とんでもない作業が待ち受けていた。。。なんて事にもなりかねません。
と言うか、そんな場面になんども直面し、その度に会社で泊まり込とかしていたものです。


２．気の重い仕事に着手するには
問題はその仕事3のような、今日の時点では緊急ではない仕事を、気持ちに余裕のない時間にどうやって割り込ませるかです。
「快楽を求め、痛みを避ける」のが人間の本質だとすると、気の重い仕事を「今」から始めるには非常に強い意志が必要になります。
意志の弱い自分のケースではありますが、大抵は延ばし延ばしになって、開始がずるずると遅れてしまいがちでした。

そんな意志の弱い私が、気の重い仕事に取り掛かる方法として使っているのが、これもまたカレンダーです。
今、この瞬間にはどうしても取り掛かることの出来ないタスクは、午後、または翌日のカレンダーに、そのタスクを割り振り、作業時間の予約をするのですね。

Outlookのカレンダーに予定を入れておくと、指定時間にアラームのポップアップが表示されるので、その時間が来たらその予定に従い作業に取り掛かるという流れです。
この方法で、完璧とは言えないまでも、何とか、その仕事に取り掛かる事が出来るようになりました。

これは、気の重い仕事に自分の意志で着手するには抵抗を感じるが、上司や客先から急かされたら嫌々でも取り掛からざるを得ない。
ちょっと情けないですが、そんな状況に似ていると思います。
自分で設定したカレンダーの作業予定に、自分自身の行動をコントロールさせるイメージでしょうか。
気の重い仕事でも、こうやって無理矢理スケジュールに予定を組み込んでおくことで、作業に取り掛かるきっかけを作ることが出来るようになります。

3．時間を割り振ることで気持ちにも余裕を
また、気持ちに余裕がなく切羽詰った状態だと、忙しい方の仕事が気になってしまいますが、これについても「カレンダー上で予め作業時間を割り振っているので、その間は他の仕事の事は考えなくてよい」という安心感を得ることが出来るのもメリットの一つですね。



もちろん、この限られた短い時間に出来るタスクを予め準備しておく必要がありますが、それはGTDの最初のステップで行うタスクの洗い出し、分解が出来ていれば問題ないと思います。逆に言うと、全てのタスクを「すぐ出来る」アクションレベルまで分解するというGTDの下準備があってこそ実践できる方法ではないかと思います。

中、長期的な仕事のスケジュールを考える際、すぐに着手出来る「アクション」以外のタスク、例えば「通常作業」「作業見極め」に分類されているもので。例えば

• 着手までに時間の余裕があるタスク
• 困難な内容で簡単に着手出来無いタスク
• 単一の作業で、処理に一日以上かかるタスク

このような、すぐには着手出来ないが、今週中に処理する必要のあるタスクは、一週間のカレンダーにとりあえず配置します。

前回のエントリーでは、洗い出したタスクを分解し、すぐに出来る「アクション」レベルまで細かくした上で、カレンダー上に割り配置しましょう。と説明しました。
しかし、なかなか先の読めない仕事を、そのレベルまで分解し、一週間のカレンダーに割り振るのは正直言って困難です。

下の画像は、細かく分解したタスクを配置してみた例ですが、ここまで先を読んで作業のスケジュールを立てるのはまず無理ですね。

また、仕事の締め切り日など、週全体のスケジュールに影響するような変更が生じると、すべてのタスクをカレンダー上で動かし、再配置する必要が出てきます。
そのような事は、余計な作業を増やす原因にしかなりませんので、細かくタスクを割り付けるのは、今日一日とせいぜい明日まで。
それ以降のカレンダーには、午前、午後など、大まかな単位でタスクを配置します。
その際、それぞれの仕事の締め切りだけはしっかり入れておきます。



前日の夜、または朝の出社後に行うタスクレビューは、大まかに割り付けたタスクとその締め切り日を確認し、今日明日の範囲のみ細かいタスクへ分解する。
そしてそれらをカレンダーに割り振ることで、一日の作業段取りを行うと良いでしょう。

前回のエントリーで、タスクをカレンダー上に落とし込む手順について説明しましたが、これを行うことによって得ることの出来るメリットについて、もう少し掘り下げて説明をしたいと思います。

１タスク処理に必要な時間を把握する

タスクを洗い出し、リスト化しただけでは、それらを処理するのに必要な時間が分かりません。
その仕事を終わらせる為に必要なタスクをカレンダーに並べ、時間を割り振る事で初めて全体の作業時間を把握することが出来るのです。

そして、その必要作業時間と、一日の作業終了時間(タイムリミット)を見比べながら

• 作業終了時間を延ばして今日中に終わらせるのか？
• 一部のタスクを人にお願いして、今日中に終わらせるのか？
• 一部のタスクを翌日に回し、作業時間内で仕事を終わらせるのか？

と言った時間配分、リソース配分を検討する必要があるのです。

「今日のタスクを処理した結果、これだけ時間がかかった」ではなく「これらのタスクをこの時間までに終わらせるにはどうするか？」という事を考えるためにも、タスク処理に必要な時間を可視化する必要があるのです。

２ 作業のメリハリをつける

どのビジネス書にも書かれていることですが、作業時間にタイムリミットを設けることは、仕事にメリハリを付ける効果的方法です。
前回のエントリーでは「その日の仕事にタイムリミットを設け、一日の仕事にメリハリを付ける」という内容の文章を書きました。

これと同じく、個別に割り振った細かいタスクにもタイムリミットを設けることで、それぞれのタスクに対する集中力を高める事が出来ます。
人から押し付けられたタイムリミットは、ただのストレスになりかねませんが、自分で設けたタイムリミットは「よし、やってやるぞ！」というゲーム感覚で臨むことが出来るということですね。

３休憩時間を特別に設ける

人の集中力は年齢によっても変化するそうですが、一般的に大人で30～50分と言われています。
ですので、個別のタスクにタイムリミットを設け、それをクリアする為に集中して作業を行うのは、正直言ってかなり疲れます。

最近試しているは、例えば2時間おきに15分、3時間おきに30分など、カレンダーの中に休憩時間を割り振り、次の休憩時間を目に見えるようにすることです。
疲れて来ると、ついつい他の仕事に手を出したり、最近だとTwitterのタイムラインを眺めてしまったりするんですよね。
そんな「少し疲れた、ちょっと息抜き。。。」という瞬間、カレンダーを見ると「あと30分で休憩時間」というのが分かれば、もうちょっと頑張ろうという気持ちになれるのですね。

４ 余計な事を考えなくてすむ

カレンダーにタスクを割り振ることで、仕事にメリハリを付けられることの他に、今考えなくてよい事を考えなくて済むというのも大きなメリットです。
これは、カレンダー上に、今自分が進めている作業、次にやる作業全てを表示しているので、今進めている作業の時間枠内では、次の作業の事を考える必要がなくなるのです。
「次の仕事は今の仕事が終わってから考える」
これがカレンダーの中で明確に分かるため、作業をしながら他の作業が気になったり、ついつい他の作業に手を出してしまうことが無くなるのです。

５ 脱線した作業から復帰する

そうは言っても急な電話が入ったり、メールの着信があったり、チームメンバーから声をかけられたりと作業を中断させられる場面はたくさんあり、そのたびに集中力がとぎれ、その流れで別の作業を始めてしまう事も良くあると思います。
そんな場合であっても、カレンダーを確認し、本当ならば何をやっている時間なのか？が分かれば、すぐに元の作業に戻ることが出来るでしょう。
今自分が何をしているのかと併せ、今何をしていないか？を確認するのは作業が横道にそれるのを避ける方法の一つです。

次回のエントリーでは、ちょっと気の進まない仕事に着手する方法について書きたいと思います。